A Lei Geral de Proteção de Dados
Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as franqueadoras e suas unidades franqueadas precisam estar em conformidade com as novas regras para garantir a segurança e a privacidade dos dados pessoais de seus clientes e colaboradores. Uma das questões mais importantes que elas precisam considerar é a gestão de documentos físicos que contêm informações pessoais.
Cuidado com documentos físicos
A LGPD se aplica a todas as formas de processamento de dados pessoais, incluindo documentos físicos que são compartilhados internamente pela franqueadora e pelas unidades franqueadas. Isso significa que essas empresas devem tomar medidas para garantir que esses documentos sejam armazenados, tratados e descartados de maneira segura e em conformidade com a lei.
Elabore uma política de retenção e descarte de documentos
Uma das medidas fundamentais é a elaboração de uma política de retenção e descarte de documentos. Essa política deve definir os prazos para a retenção de documentos e estabelecer procedimentos para a sua destruição segura quando não forem mais necessários.
O que não pode faltar nessa política
A política de retenção e descarte de documentos deve levar em consideração o tipo de informação contida em cada documento e o período pelo qual essa informação é relevante. Por exemplo, documentos contendo informações sobre contratos podem precisar ser mantidos por um período mais longo do que documentos contendo informações sobre clientes potenciais, lembrando que existem alguns dados pessoais que possuem prazos definidos em lei para o seu armazenamento.
Além disso, a política de retenção e descarte deve incluir informações sobre como os documentos devem ser armazenados durante o período de retenção. Por exemplo, documentos que contenham informações pessoais podem precisar ser armazenados em um local de acesso restrito.
Fique atento!
A política de retenção e descarte deve também especificar como os documentos serão destruídos de forma segura. A destruição segura de documentos pode incluir a fragmentação dos documentos ou a sua incineração. É importante que esses procedimentos sejam documentados e que a empresa verifique regularmente se eles estão sendo seguidos corretamente.